La planeación y sus conceptos
¿Para qué sirve la planeación?
Es el punto de partida del proceso administrativo.
Plantea el rumbo de la organización, elimina riesgos y garantiza condiciones de éxito.
Prevé resultados analizando el entorno, así minimiza riesgos, optimiza recursos y define estrategias para lograr el propósito de la organización.
¿Qué son los Planes?
Diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, resultado del proceso de planeación. Plantean el rumbo directivo de la organización. Eliminan riesgos y garantizan condiciones de éxito.
Proyección temporal de los planes
A corto plazo
Inmediatos.- Proyectados para periodos de hasta seis meses.
Mediatos.- Su realización se establece en un periodo mayor de seis o menor de doce meses.
Planes a Mediano plazo
Planes que abarcan un periodo de uno a tres años.
Planes a largo plazo
Se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Tipos de planeación
Estratégica
La realizan altos directivos. Constituyen planes generales a mediano y largo plazo. Su propósito consiste en determinar el rumbo de la organización, obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar la misión y visión de la organización.
Tácticas o funcional
Planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico. Son responsabilidad de los jefes o gerentes de área y se enfocan a un área específica de la organización, puede ser a mediano y/o a corto plazo.
Operativa
A corto plazo, se diseña y rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en niveles de sección u operación. Su función consiste en la formulación, asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el personal.
Importancia de la planificación
Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, previenen contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y establecen las medidas para afrontarlas.
Ventajas de la planeación
• Definir del rumbo de la empresa, optimiza el aprovechamiento del tiempo, recursos y esfuerzos en todos los niveles organizativos.
• Reduce los niveles de incertidumbre al futuro.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones evitando “corazonadas” o empirismos.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo oportunidades.
• Al planear se definen las bases operativas de la empresa.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona elementos para efectuar el control.
• La motivación se eleva cuando los miembros de la empresa saben hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.
Principios de la planificación
Cada etapa se rige por principios para lograr una administración efectiva. Su aplicación sirve como guía de optimización en la toma de decisiones y la acción administrativa:
• Factibilidad.- Es inoperante elaborar planes con exceso de ambición u optimismo, deben adaptarse a la realidad y los resultados deben ser posibles de obtener.
• Objetividad y cuantificación.- Es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como "principio de precisión", establece la necesidad de utilizar datos, como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, con la finalidad de reducir riesgos y errores. En tanto podamos cuantificar: tiempo, dinero, cantidades, especificaciones, porcentajes, unidades, volumen, etc. facilitaremos la ejecución, evaluación del progreso y control de los planes.
• Flexibilidad.- Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a condiciones inesperadas. El no definir “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.
• Unidad.- Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de la filosofía, visión, misión y objetivos de la organización. Consistentes y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre todas las partes del plan y todas las áreas de la organización. Este principio promueve la comunicación entre las áreas con la finalidad de que todas encaminen sus esfuerzos y recursos al logro de la misión de la organización.
• Del cambio de estrategias.- Cuando un plan enfrenta condiciones no previstas, sean oportunidades o amenazas en un entorno inusual, será necesario ajustarlo y crear estrategias alternas. No quiere decir que se descuide el logro de la misión y visión, sino que la empresa tendrá que modificar los objetivos y, consecuentemente, las estrategias, políticas, programas y presupuestos. No hay que confundir este principio con el de flexibilidad, ya que éste implica el establecimiento de márgenes para ajustes, mientras que el del cambio de estrategias comprende la modificación completa del plan por causa de factores de fuerza mayor definitivos. Al planear es necesario considerar tres escenarios: optimista, pesimista y realista; además, diseñar planes para cada uno de éstos. Así, será posible enfrentar cualquier contingencia o crisis.
Proceso de planeación estratégica
O planeación del negocio, serie de etapas que definen el rumbo y directriz que habrá de regir a la organización.
Al desarrollar un plan estratégico es indispensable iniciar con la visión de la organización, contar con sistemas de información oportunos y actualizados, sólo así es posible efectuar un análisis del entorno: fortalezas y debilidades de la empresa (presentes y futuras) que pueden afectar el logro de los objetivos. La filosofía, misión, objetivos y políticas estratégicas deben ser definidos con conocimiento pleno de los factores que influyen en la situación actual y futura de la organización.
Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué queremos?, ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? y ¿cómo debemos hacerlo?
De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad de la empresa al establecer claramente los resultados por alcanzar.
Análisis del entorno
Al elaborar un plan puede existir certeza acerca de la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectarán su desarrollo; es necesario, por tanto, tomar en cuenta diversos escenarios que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.
El análisis del entorno consiste en un estudio minucioso de los factores o condiciones internas o externas que pueden afectar el plan.
Se efectúa al inicio del proceso de planeación, aunque también puede realizarse a lo largo de éste. El análisis del entorno debe fundamentarse en un sistema de información actualizado, veraz y eficiente, que presente todos los factores que pueden influir en el logro de los planes. El sistema de información o de inteligencia organizacional deberá integrarse con reportes e informes, tanto internos de la empresa, como externos elaborados por instituciones reconocidas. Algunos de los datos indispensables que debe contener el sistema de información son proyecciones, entre las que destacan: económicas, políticas, sociales, fiscales y financieras, estudios de la competencia, clientes, entorno internacional y nacional, premisas externas e internas, fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, entre otros.
Premisas: el análisis FODA
Una premisa es un supuesto acerca de condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un plan. De acuerdo con su naturaleza, pueden ser:• Internas.- Las fortalezas y debilidades, se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los planes. Las debilidades más usuales son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, capital de trabajo, capital humano, etc.
• Externas.- Factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto en el desarrollo de sus actividades, constituyen oportunidades y amenazas. Las premisas externas más representativas pueden ser:
—▪De carácter político. Estabilidad política, sistema de gobierno, intervención estatal en los negocios, restricciones a la importación y exportación, relaciones internacionales.
—▪De carácter legal. Tendencias fiscales, impuestos sobre ciertos artículos o servicios, forma de pago de impuestos, exenciones de impuestos, impuestos sobre utilidades. Tendencias en la legislación: laboral, mejoramiento del ambiente, descentralización de empresas en las zonas urbanas.
• Económicas. Deuda pública, fenómenos inflacionarios, nivel de salarios, nivel de precios, poder adquisitivo de la población, ingreso per cápita, inversión extranjera.
• Sociales. Crecimiento y distribución demográfica, movilidad de la población, empleo y desempleo, nuevas construcciones y obras públicas, alfabetización, sistemas de salubridad e higiene.
• Técnicas. Avances tecnológicos, cambios en los sistemas.
• Otros factores. Competencia, posición en el mercado, políticas de operación, cambios en la demanda, maquinaria y equipo disponibles, productividad e ingreso nacional, distribución del ingreso, fuentes de financiamiento, transporte, comportamiento de los consumidores.
Las premisas también son conocidas como:
Fortalezas.- Puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de objetivos. Se refieren a los factores internos, inherentes a la organización que promueven el logro de los planes.Debilidades.- Puntos débiles, propios de la empresa que obstaculizan e impiden el logro de los objetivos.
Oportunidades.- Factores externos del entorno que propician el logro de los objetivos. Facilitan la consecución de los objetivos.
Amenazas.- factores externos del entorno que afectan negativamente, impiden o retrasan el logro de los objetivos.
Mediante el análisis de las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, también conocido como análisis FODA o DOFA, es posible convertir amenazas en oportunidades y debilidades en fortalezas.
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