Contexto de la contabilidad
Contenido nuclear: Presentación
Registros históricos nos muestran que los medios para satisfacer las necesidades humanas no han sido las mismas en cada época, se puede
afirmar que los diversos procesos de comercialización e industrialización han coadyuvado
a la satisfacción de las necesidades familiares, en un principio, y que gracias a los
avances científicos y tecnológicos se hizo posible la producción y distribución a gran escala
de toda clase de servicios y productos. Este desarrollo económico precisó que varias
personas unieran esfuerzos y capitales dando origen a las primeras empresas que
ya tenían el compromiso de participar en la vida económica, no sólo a nivel familiar, sino
pensando en atender la demanda de un gran número de consumidores.
A la par del desarrollo humano y económico, ha estado
presente la contabilidad, aunque con otras denominaciones, siempre con la finalidad
del control de los recursos, para asegurar su más conveniente utilización.
La contabilidad nos muestra la historia completa del quehacer de la empresa en cada una
de sus actividades desarrolladas, y permite a sus dueños realizar planes para el futuro en
función de cumplir metas y objetivos.
Los temas que revisarás te acercarán al contexto de contabilidad, ya que
se presentan aspectos generales como sus antecedentes, con lo que comprenderás de
dónde surge esta técnica, asimismo su concepto, características y objetivos. Otro
tema importante son los elementos que integran una entidad y la descripción
de los usuarios que utilizan la información financiera. La intención, comprender la
relación de esta disciplina con la administración.
Fundamentos de la contabilidad
El ser humano ha tenido la necesidad de controlar e informar, por ejemplo, el
antecedente más remoto de la contabilidad, es la tablilla de barro de origen sumerio en
Mesopotamia, data del 6000 a.C. y actualmente se encuentra en el Museo
Semítico de Harvard, en Boston, Massachusetts.
La contabilidad ha sido un concepto difundido y aceptado por todas las disciplinas,
paleontológicas, antropológicas, históricas, etc.; ha pasado desde un registro elemental a
registros en libros por partida simple y, de ahí, al registro detallado por partida doble, ya
sea manual, mecánico, electromecánico o ahora de forma electrónica con el uso de
computadoras.
Todos ellos, han tenido como fin fundamental adecuarse a las
necesidades de información de cada entidad y proporcionar como consecuencia natural y
vital, información financiera para el logro de objetivos, mediante estados financieros útiles para fundamentar y tomar decisiones acertadas en beneficio de la
empresa.
Antecedentes de la contabilidad
Línea del tiempo de la contabilidad
Algunos datos históricos del origen de la contabilidad son:
►Cultura egipcia.- Es común ver representados en los jeroglíficos a los escribas, eran los
contadores la época. En relación a Grecia, son pocos los testimonios que
se tienen, pero es indudable que en un pueblo con el desarrollo
intelectual, político y social como el griego, esta práctica debió ser también importante.
►Mesopotamia y Egipto.- Se encontró en la literatura del antiguo Egipto, de hace 5000 años,
evidencia de textos legales, administrativos y económicos y en el
código de Hammurabi, de hace 4000 años se establecían disposiciones sobre el
derecho de propiedad, préstamos, depósitos, deudas, propiedad doméstica, derechos familiares y se fijaban los precios de diferentes tipos de servicios en
varias ramas del comercio.
►Roma.- También tuvo una importante participación en la evolución de la contabilidad,
aunque su mayor aportación fue a través de sus escritos sobre Derecho,
en los que frecuentemente encontramos el término "Expensa et Accepta", con el que
se referían a las cuestiones contables, así los romanos llevaban su contabilidad
por partida simple o doble. Estudios concluyen que la contabilidad romana fue llevaba mediante un sistema de partida simple que pudo tener doble
columna (Gertz Manero, 1982, clásico).
►Edad Media.- Según la Enciclopedia Británica, durante la Edad Media, en la Italia del siglo VIII, la
contabilidad ya era una actividad usual, sobre todo en las tres
ciudades donde floreció el comercio y las operaciones mercantiles: Génova,
Florencia y Venecia. Todavía hoy existen las cuentas llevadas por un comerciante
florentino anónimo hacia el año 1211 con características de la llamada Escuela
Florentina. Puede citarse el célebre juego de libros empleado por la
Comuna Genovesa, en los que se registraba la contabilidad a la usanza de la
época, empleando los términos de “debe” y “haber”, con asientos cruzados y
manejando la cuenta de pérdidas y ganancias. Otro avance significativo de la
época fue el empleo de libros o registros auxiliares.
►Renacimiento.- Se extendió el uso de la contabilidad por partida doble con Benedetto Cotugli,
originario de Dalmacia, quien fue un pionero del estudio y registro de las
operaciones mercantiles, como se aprecia en su obra "Della Mercatura et del
Mercante Perfecto", terminada en 1458 e impresa en 1573.
►Venecia.- En 1494, el franciscano fray Luca Paccioli publicó el libro "La Summa de
Arithmética, Geometría, Proportioni et Proportionalitá", que incluía un capítulo sobre la forma de llevar las
cuentas de los negocios. Siendo éste el antecedente más antiguo y reconocido de
lo que hasta hoy es la contabilidad.
Para profundizar en los antecedentes, revisa el artículo:
La contabilidad en las civilizaciones antiguas, de Carlos Pérez Vaquero, publicado por la Asociación Profesional de Expertos
Contables y Tributarios de España (AECE, 2010).
¿Sabías qué?
Paccioli no inventó la contabilidad por partida doble, sin embargo, ésta
pudo rescatarse gracias a su obra, ya que este franciscano dejó por
escrito el método que en la época practicaban los mercaderes de
Venecia. Razón por la cual, es considerado el padre de la contabilidad. Es importante mencionar la repercusión del concepto de
Sociedad Anónima durante la época contemporánea, como un aspecto
más del desarrollo económico a la par del cual siempre ha ido la
contabilidad.
Definición de la contabilidad
Técnica constituida por métodos, procedimientos y
recursos necesarios para llevar a cabo el registro, clasificación y resumen de los efectos
financieros que provocan las operaciones realizadas por la empresa o negocio, con el
objeto de obtener la información necesaria para la elaboración de documentos básicos
y esenciales, con los que se muestra la situación financiera, los resultados de su operación
y otros aspectos de carácter financiero.
1.- Es una técnica
2.- Sirve para obtener y producir información cuantitativa:
—a) Sistemática.- La información se procesa gradualmente.
—b) Estructurada.- Se captarán, analizarán y registrarán sus partes para obtener y proporcionar determinada información.
—c) Se procesará en términos.
—b) Estructurada.- Se captarán, analizarán y registrarán sus partes para obtener y proporcionar determinada información.
—c) Se procesará en términos.
3.- Las transacciones se registran cuando se hayan realizado.
Otras definiciones de acuerdo al área:
La contabilidad financiera es una técnica que conceptúa y estudia con método científico. Contiene un conjunto de reglas y procedimientos para obtener y proporcionar información que sirva para la toma de decisiones. Los principios de contabilidad generalmente son aceptados, las normas de información financiera, las reglas de valuación y el criterio prudencial son guías de acción y los cimientos de la contabilidad financiera sobre los que descansa la teoría y, sobre todo, la práctica profesional de la contabilidad.
La contabilidad es sistemática porque se procesa gradualmente. Desde el momento en que se realiza una operación se debe documentar hasta obtener y proporcionar una información, para fomentar la toma de decisiones.
Es estructurada porque sus partes se captan, registran o contabilizan en libros o documentos contables: libro de diario, libro mayor y libros auxiliares, y se analizan para obtener y proporcionar información financiera mediante estados financieros (balance general y estado de resultados).
La contabilidad se obtiene y se proporciona en términos monetarios, para así conocer el importe de la pérdida o utilidad que se ha obtenido, para saber, económicamente hablando, el estado que tiene la empresa o negocio en cualquier momento.
Revisa la definición de Contabilidad, en el libro:
Pellegrino, F. (2001).Introducción a la contabilidad general. Caracas: UCAB.
Visualiza el siguiente video que explica la función de la contabilidad en una empresa: Claro Perú (Febrero, 2014) ¿Qué es la contabilidad?
Importancia y objetivos
Partiendo de las situaciones y necesidades propias de todo negocio o empresa de obtener información financiera, uno de los objetivos de la contabilidad es ser un medio para controlar el manejo de recursos, información esencial en administración, ya que encamina la toma apropiada de decisiones y una planeación óptima del desarrollo de la empresa.
Objetivos de la contabilidad
El adecuado funcionamiento de las empresas hace necesario:
1. Ejercer un eficiente control financiero de los recursos que disponen y de las operaciones que realizan.
2. Obtener y proporcionar información financiera que permita conocer y evaluar la situación en que se encuentren y los resultados de las operaciones realizadas.
De ahí que los principales objetivos de la contabilidad son:
1. Controlar. El objetivo de controlar consiste en supervisar, vigilar y comprobar que los recursos materiales, humanos y financieros se utilicen conforme a lo planeado y del mismo modo las actividades. El control financiero de los recursos que dispone la entidad o empresa consiste en supervisar, vigilar y comprobar que el manejo del dinero empleado en la compra-venta de mercancías, en los bienes materiales y humanos, se efectúen correctamente para lograr un óptimo aprovechamiento y evitar extravíos, desperdicios, deterioros, etc. El control financiero de las operaciones que realiza la entidad consiste en supervisar, vigilar y comprobar que dichas operaciones se efectúen conforme a los lineamientos establecidos, para lo cual se deben conservar los comprobantes correspondientes, y vigilar que los cálculos aritméticos se lleven a cabo sin error ni omisión.
2. Informar. El objetivo de informar es describir la situación financiera (estado económico) en que se encuentre la empresa, los resultados de las operaciones realizadas y otros aspectos relacionados con la obtención y uso del dinero, lo cual se efectúa mediante la presentación de documentos denominados estados financieros.
La información descriptiva de la situación financiera-económica en que se encuentra la entidad se presenta a través del estado financiero denominado: Estado de situación, posición financiera o balance general. La información descriptiva de los resultados de las operaciones realizadas se presenta mediante el estado financiero denominado: Estado de resultados o de pérdidas y ganancias.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es importante para cualquier empresa, pequeña o grande, por las siguientes razones:
1. Produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa y procesada, en unidades monetarias de las transacciones comerciales que realiza la actividad económica.
2. Sin ella no pueden registrarse las operaciones practicadas, no se puede determinar si hubo ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni proporcionar alguna información acerca del negocio, y no se llevaría un control riguroso sobre los bienes y deudas que tuvieran.
Revisa más sobre la importancia de la contabilidad a través del tiempo en el siguiente artículo:
►Wyman, Harold, E. (enero-marzo, 1990, clásico). El poder y la importancia de la contabilidad. Ayer, hoy y mañana; cómo fue, es y cómo debería ser. Revista Española de Financiación y Contabilidad.
Conceptos básicos contables
Para introducirse en el ambiente contable, es necesario revisar ciertos términos básicos, que refieren al conjunto de recursos del que dispone la empresa y las fuentes donde se obtuvieron. Estos términos contables se encuentran ligados a las principales operaciones y desarrollo de la contabilidad, y por lo cual es conveniente:
✔Diferenciar entre inversión y gasto.
✔Conocer qué es un ingreso y a qué se le denomina egresos.
✔Identificar a qué se refiere la depreciación y amortización.
✔Qué son las NIF y los postulados básicos de la contabilidad financiera.
Revisa a continuación los siguientes términos, es importante que revises las fuentes adicionales de consulta.
Inversión
Término con conceptos relacionados con el ahorro, ubicación de capital y postergamiento del consumo. En el contexto empresarial, la inversión es el acto mediante el cual se adquieren bienes con el ánimo de obtener ingresos o rentas a lo largo del tiempo. La inversión se refiere al empleo de un capital en algún tipo de actividad o negocio con el objetivo de incrementarlo. Dicho de otra manera, consiste en renunciar a un consumo actual y cierto a cambio de obtener beneficios futuros y distribuidos en el tiempo.
Las inversiones dentro de una empresa, por lo general, son:
✔ Equipo industrial.
✔ Materias primas.
✔ Terrenos.
✔ Maquinaria y equipo.
✔ Equipo de transporte.
✔ Adquisición de inmuebles.
✔ Aportaciones al capital de una empresa o una participación accionaria.
La inversión es considerada como un desembolso de recursos financieros para adquirir bienes concretos duraderos o instrumentos de producción como los bienes de equipo, y que la empresa utilizará durante varios años para cumplir su objeto social.
Gasto
Consumo que se haga de algún recurso que aumente la pérdida o disminuya el beneficio independientemente si se ha producido el pago o no.
Ejemplo: cuando llega la factura de la compañía eléctrica, ésta refleja el consumo de luz que hemos hecho en nuestra empresa en el periodo que nos estén facturando.
Cualquier empresa para funcionar, le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: gas, teléfono, salarios, etc. El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de la caja o tesorería para remunerarlos. Por ello, es importante distinguir los conceptos de gasto y pago.
Ingresos
Cuando la empresa en el ejercicio de su actividad, presta servicios y bienes. A cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor que hará efectivos en fechas estipuladas.
Se produce un Ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones de socios. Es importante diferenciar los ingresos de los cobros.
Ejemplo: si una empresa dedicada a la compraventa de electrodomésticos vende uno de éstos por $1,000.00 M.N. y acuerda con el comprador que el pago lo hará efectivo a partes iguales en el momento de la venta y 30 días después; en la fecha de la venta, se produce un ingreso de $1,000.00 M.N. y un cobro de $500.00 M.N. El importe restante no se hará efectivo hasta dentro de 30 días, y será en esa fecha cuando se produzca otro cobro de $500.00 M.N.
Es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los cobros, no es menos relevante distinguir los gastos de las pérdidas y los ingresos de los beneficios. Debe quedar claro que pérdidas y beneficios se determinan en función de los ingresos y gastos producidos en un periodo de tiempo determinado.
Egresos
Son las salidas o las partidas de descargo. Es un concepto ligado a la contabilidad y se denominan así, a las salidas de dinero de las cuentas de una tesorería, mientras que los ingresos permiten nombrar al dinero que entra.
Incluyen los gastos e inversiones. El gasto es aquella partida contable que aumenta las pérdidas o disminuye el beneficio. El gasto supone un desembolso financiero, ya sea movimiento de caja o bancario.
Las inversiones y los costos, por su parte, también suponen el egreso de dinero. Sin embargo, se trata de desembolsos que se concretan con la esperanza de que se traduzcan en ingresos en el futuro. Al comprar una materia prima, una empresa realiza un gasto (el dinero egresa de su caja), pero, al transformar dicha materia prima, se convierte en costo de un producto terminado, que generará ingresos con su venta. La lógica empresarial implica que estos ingresos deben superar a los egresos para obtener rentabilidad.
Flujo de efectivo es un estado contable que permite llevar el control de los movimientos de efectivo y equivalentes. Se trata de una manera de supervisar cuánto dinero egresa de la empresa y cuánto ingresa, lo que ayuda a la planificación. Una empresa necesita tener controlados sus egresos para poder hacer frente a sus obligaciones operativas.
Activo
Conjunto de bienes, derechos y otros recursos de que dispone una empresa, sean tangibles o intangibles, de los que es probable que la empresa obtenga beneficios económicos en el futuro.
Pasivo
Son las deudas que la empresa posee, se recogen las obligaciones y representa lo que se debe a terceros: pagos a bancos, salarios, proveedores, impuestos.
Activo y pasivo son la base para elaborar los balances o informes financieros sobre la situación patrimonial de la empresa.
Depreciación
Método por el que se valora el coste que supone la pérdida de valor por uso de un bien que la empresa posee. Es la reducción o desgaste del valor de un bien o una propiedad debido al:
✔ Uso.
✔ Paso del tiempo.
✔ Obsolescencia.
La empresa contabiliza ese desgaste o pérdida de valor como un coste. El método más utilizado para depreciar un bien es el lineal y consiste en calcular el tiempo de utilidad del bien (normalmente en años), después se calcula la cantidad mensual o anual en la que se deprecia y se hace el sumatorio de la depreciación acumulada.
Este procedimiento de contabilidad tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles, menos su valor de desecho (si lo tiene) entre la vida útil estimada de dicho activo. Por tanto, la depreciación contable es un proceso de distribución y no de valuación.
Esta distribución puede hacerse conforme a dos criterios generales, uno basado en tiempo y otro en unidades producidas. Dentro de cada uno de los criterios generales, existen varios métodos alternativos y debe adoptarse el que se considere más adecuado, según las políticas de la empresa y características del bien.
Conviene recordar que los porcientos máximos autorizados, establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta, no son siempre adecuados para distribuir el total a depreciar entre la vida de los activos fijos y que a pesar de aplicar la deducción inmediata de inversiones incentivo fiscal, contablemente debe calcularse y registrarse la depreciación de acuerdo con la vida estimada de dichos activos.
La depreciación debe calcularse sobre bases y métodos consistentes a partir de la fecha en que empiecen a utilizarse los activos fijos, y cargarse a costos y gastos. Las depreciaciones estimadas se registran en cuentas complementarias de activo fijo, al aplicar el procedimiento contable y/o acelerado, al final del ejercicio, con el objeto de registrar la distribución del valor depreciable de los activos fijos tangibles.
Las principales cuentas complementarias del activo fijo son las depreciaciones acumuladas para:
✔ Edificios.
✔ Maquinaría.
✔ Mobiliario y equipo.
✔ Equipo de cómputo.
✔ Equipo de transporte.
✔ Equipo de reparto.
✔ Herramienta pesada.
Amortización
Es la baja de valor que sufre un bien intangible por el uso o el transcurso del tiempo. El método que se aplica a la amortización es el de línea recta, en términos generales; el cual consiste en restar al monto original de inversión, el valor de desecho para obtener la amortización total, que se dividirá entre la vida probable y el resultado será la amortización anual. Ésta se divide entre los meses del año para obtener la amortización mensual. Los activos intangibles que tienen vida ilimitada (las concesiones, nombres comerciales y el crédito mercantil) no se deben amortizar. Si un activo intangible no expira al final de un periodo determinado, no hay necesidad de amortizar su costo.
Los activos intangibles que tienen vida limitada (los gastos de instalación, las patentes y marcas, propiedad literaria y franquicias) sí se deben amortizar. Si un activo intangible expira al final de un tiempo definido, su costo debe ser amortizado durante un periodo no mayor que ese tiempo.
Profundiza más sobre los conceptos básicos en el capítulo 2 del libro:
Normas de Información Financiera (NIF)
Uno de los principales aspectos, sobre los cuales está fundamentado el registro y operación de los sistemas de contabilidad, inicialmente eran los llamados "Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados"; los cuales a partir del 1 de enero del año 2006, se denominan "Normas de Información Financiera" con la finalidad de hacerlos congruentes con las "Normas Internacionales de Información Financiera", el órgano encargado de su desarrollo y emisión es el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) del Centro de Investigación y Desarrollo (CID). El desarrollo del CINIF está basado en un marco conceptual NIF “A” (que agrupa, a su vez, ocho NIF), las Normas de Información Particulares (NIF B, C, D, E), y las interpretaciones a las Normas de Información Financiera (INIF).
La NIF más importante a tratar es la NIF A-2 que refiere los postulados básicos de la contabilidad; la que en conjunto con las Características Particulares de las Normas de Información Financiera son los nuevos cimientos para la conceptualización y aprendizaje contable.
Características Particulares de las Normas de Información financiera
La información financiera contenida en los estados financieros debe reunir determinadas características con la finalidad de ser útil para la toma de decisiones de los usuarios.
CINIF y la estructura de las NIF
El CINIF es un organismo independiente en donde participan la Asociación de Bancos de México, Asociación de Intermediarios Bursátiles, Asociación Mexicana de Instituciones de Seguros, Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Contaduría y Administración, Bolsa Mexicana de Valores, Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Consejo Coordinador Empresarial, Consejo Mexicano de Hombres de Negocios, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Instituto Mexicano de Ejecutivo de Finanzas, Secretaría de Hacienda y Crédito Público y Secretaría de la Función Pública. El CINIF fue constituido en el año 2002 con objeto de desarrollar, las “Normas de Información Financiera NIF con un alto grado de transparencia, objetividad y confiabilidad, de utilidad tanto para emisores como usuarios de la información financiera”.
Las Normas de información Financiera (NIF) mexicanas deben converger en el mayor grado posible con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad.
La estructura de las normas de información financiera está basada en un Marco Conceptual NIF-A: Normas de Información Financiera Particulares NIF B, C, D, E: Interpretaciones a las Normas de Información Financiera (INIF).
Postulados básicos de la contabilidad financiera
Los postulados básicos ocupan un lugar preponderante en la jerarquía de conceptos establecida en la NIF - A 1 “Estructura de las Normas de Información Financiera”, ya que no sólo vinculan al sistema de información contable con el entorno en el que opera la entidad, sino que también se presentan como los conceptos teóricos fundamentales que relacionan medios y fines. Es decir, como normas particulares y objetivos de la información financiera.
Postulados básicos. NIF-A2
1. Los que identifican y limitan el ente económico:
a) Entidad económica. Unidad identificable que realiza actividades económicas constituidas por combinaciones de recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros, conducidos y administrados por un “único centro de control” que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada; y que tiene una personalidad propia independiente de la de sus accionistas, propietarios o patrocinadores, y también, distinta de otras entidades, aun cuando sean del mismo dueño o grupo de dueños.
b) Negocio en marcha. La entidad económica tiene existencia permanente e ilimitada, por lo que sus cifras representan valores obtenidos con base en las normas de información financiera. Y en tanto prevalezcan dichas condiciones, no deben determinarse valores estimados provenientes de la disposición o liquidación de los activos netos de la entidad.
2. Los que establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos son:
a) Sustancia económica. Ė3Debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a una entidad.
b) Devengación contable. Los eventos (económicos) de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para efectos contables; ya que los efectos económicos deben identificarse con un periodo contable. Los principios de contabilidad de realización, periodo contable y valor histórico original se han incorporado a esta norma.
c) Asociación de costos y gastos con ingresos. Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el Ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha de su realización.
d) Valuación. La cuantificación en términos monetarios de las transacciones, transformaciones internas y cualquier otro evento; debe atender a los atributos del elemento a ser valuado con el fin de captar el valor económico más objetivo.
i. Dualidad económica. La estructura financiera de una entidad está formada por los recursos con que cuenta para la realización de sus fines y, por otra parte, por la fuente de sus recursos que puede ser propia o ajena.
ii. Consistencia. Las operaciones similares deben recibir un mismo tratamiento contable el cual debe prevalecer a través del tiempo, consistente de cuantificación, registro y presentación, en tanto, no cambie la esencia de las operaciones.
Características Particulares de las Normas de Información financiera | ||
“Cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y eventos sucedidos, y el usuario general la utiliza para tomar decisiones basándose en ella. Para ser confiable la información financiera debe ser: veraz, representativa, objetiva, verificable y la información ser suficiente.”
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Veracidad
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“La información debe reflejar transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos.”
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Representatividad
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“Para que la información financiera sea representativa, debe existir una concordancia entre su contenido y las transacciones, transformaciones internas y eventos que han afectado económicamente a la entidad.”
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Objetividad
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“La información financiera debe presentarse de manera imparcial, es decir, que no sea subjetiva o que esté manipulada o distorsionada para beneficio de algún o algunos grupos.”
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Verificabilidad
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“Para ser verificable la información financiera debe poder comprobarse y validarse.”
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Información suficiente
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“Para satisfacer las necesidades comunes del usuario general, el sistema de información contable debe incluir todas las operaciones que afectaron económicamente a la entidad y expresarse en los estados financieros de forma clara y comprensible."
“La información financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones económicas de quienes la utilizan para que la información sea relevante debe servir de base en la elaboración de predicciones y en su confirmación, y mostrar los aspectos más significativos de la entidad reconocidos contablemente.”
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Resumen de las características primarias y secundarias expuestas:
a.- Confiabilidad.
—a.1.- Veracidad.
—a.2.- Representatividad.
—a.3.- Objetividad.
—a.4.- Verificabilidad.
—a.5.- La información suficiente.
b.- Relevancia.
—b.1.- Posibilidad de predicción y confirmación.
—b.2.- Importancia relativa.
c.- Comprensibilidad.
d.- Comparabilidad.
Para dar cierre con el tema de Fundamentos de contabilidad, revisa el capítulo 1, la ciencia de la contabilidad en el libro:
►Déniz J.J., Bona, C., Pérez, J. &Suárez, H. (2007) Fundamentos de contabilidad: teoría y práctica. Madrid: Delta publicaciones Universitarias.
Sabías que todas las empresas están obligadas a llevar contabilidad para efectos fiscales. Este sistema podrá llevarse en forma manual, mecánica o electrónica, mediante instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamientos que mejor se acomoden a las características particulares del negocio.
Las disposiciones legales que obligan a las entidades a llevar contabilidad, son: (Código Fiscal de la Federación (CFF), y su reglamento (RCFF); Código de Comercio (CC); Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), y su reglamento (RLISR); ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única (LIETU); Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), y su reglamento (RLIVA); Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (LIEPS):
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.
Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.
II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.
La contabilidad en la administración
Todo tipo de negocio tienen distintas necesidades que satisfacer, la contabilidad no sólo debe adecuarse a cada tipo de negocio o empresa, sino principalmente satisfacer esas necesidades, razón por la cual los informes financieros deberán ser sustanciales y razonablemente distintos para cada tipo de usuarios y necesidades.
Revisa el artículo ¿Es la contabilidad administrativa una herramienta útil para desarrollar la competitividad de las empresas?, de Manuel Evia Puerto, dicho trabajo como lo menciona en su resumen, pretende establecer una relación entre los antecedentes históricos de la contabilidad administrativa en el nivel internacional con el aumento de las habilidades competitivas de las organizaciones. Asimismo, ofrece algunas reflexiones acerca del presente y futuro de la misma.
Contabilidad y su relación con otras áreas
La contabilidad financiera al adecuarse a las necesidades de cada usuario y darles satisfacción, adopta una serie variantes que pueden clasificarse en los siguientes tipos:
-Contabilidad administrativa. Se refiere a aspectos administrativos de la entidad. Sus informes serán de uso interno, utilizados por la gerencia, administradores, contadores y jefes de cada departamento para juzgar y evaluar el desarrollo de la empresa o negocio con las políticas, metas u objetivos propuestos por la gerencia y dirección de la gerencia, con el objeto de comparar lo logrado con el pasado, presente y futuro que se espera obtener, así como para corregir, enmendar, prever y planear el próximo periodo o ejercicio.
-Contabilidad de costos. Rama de la contabilidad financiera, que se implanta y es impulsada por las entidades industriales, en ella se lleva un control adecuado de los elementos del costo de producción (materia prima, mano de obra y cargos indirectos), con el objeto de determinar el costo de producción, costo de distribución (gastos de administración, venta y financiamiento) y, sobre todo, la determinación de los costos unitarios de toda clase de artículos producidos. También tiene otras aplicaciones, como la determinación del punto de equilibrio, con base en las diversas clases de costos fijos, variables y semivariables.
-Contabilidad fiscal. Comprende el registro y preparación de informes financieros tendientes a la preparación, formulación y presentación de declaraciones para “entero” o pago de impuestos. El contador público debe dominar los principios, teoría y terminología de la contabilidad financiera, para desarrollar adecuadamente la contabilidad integral. Debe de ser capaz de combinar lo contable con lo fiscal.
-Contabilidad gubernamental. Es la que lleva un adecuado control de los ingresos, egresos y gastos que haya en las entidades del sector público de manera interna, en las cuales se resumen las actividades del país.
La contaduría pública se apoya en otras disciplinas que le sirven como auxiliares para lograr sus objetivos, entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
►Administración. Estudia la optimización de recursos al servicio de una entidad, su meta es lograr la máxima eficiencia de las formas sociales, esto es, obtener el máximo resultado con el mínimo esfuerzo o recurso.
►Derecho. Ubica a las entidades dentro de un marco legal gracias a las herramientas que proporciona.
►Ciencias Sociales. Nos permiten conocer la realidad humana tanto en lo individual como social.
►Legislación Fiscal. Estudia y reglamenta las normas legales que deben cumplir las entidades para que el Estado pueda cumplir con la función de proporcionar servicios públicos.
►Finanzas. Analizan la forma de obtener y aplicar los recursos financieros de las entidades para obtener excelentes rendimientos.
►Informática. Se dedica al estudio, diseño y desarrollo de sistemas de información para que las entidades realicen y cumplan sus necesidades.
►Matemáticas. Nos permiten analizar, aplicar y resolver los problemas que se presentan en la realización de las operaciones o transacciones de las entidades.
►Economía. Está dedicada a estudiar las leyes que rigen la producción, circulación y consumo de los bienes materiales que satisfacen necesidades humanas.
Relación con la administración
Para que la empresa pueda alcanzar los objetivos propuestos, necesita fundamentalmente de cierta actividad. La cual se denomina acción administrativa o administración.
Esta acción administrativa, implica tres actividades básicas:
1. Actuar.
2. Tomar decisiones.
3. Controlar.
Para poder llevar a cabo eficazmente las anteriores actividades, se necesita fundamentalmente de información. Por tal motivo, los comerciantes y empresarios de las distintas épocas buscaban obtener la información de sus negocios a través del registro de los movimientos de dinero y valores en el orden en que se iban sucediendo. Esta técnica se denominó “Teneduría de Libros”.
El concepto de contabilidad administrativa fue evolucionando, como consecuencia fundamental de la necesidad de las empresas por ejercer control y una fuente de información integral de toda la actividad de la entidad, apareciendo entonces el concepto de contabilidad en la administración.
✔La administración es la disciplina que se encarga del estudio de la planeación, dirección y control que procura lograr objetivos en condiciones óptimas, con el mínimo de costo y esfuerzo.
✔La administración de la información consiste en, la planeación, dirección y control aplicados a la obtención y presentación de los informes que se requieren en cada entidad.
✔La administración de los recursos financieros consiste en establecer los objetivos en cuanto a la obtención y utilización del dinero en cada entidad, así como en establecer los lineamientos conforme debe llevarse a cabo el proceso de obtención y utilización del dinero, y comprobar que tanto la obtención como la utilización de este recurso se realicen en condiciones óptimas.
✔ La planeación consiste en determinar qué informes deben obtenerse en cada entidad y con qué periodicidad deben presentarse; en elaborar el catálogo de cuentas y los manuales de operación con base en los cuales se llevará a cabo la obtención de tal información.
✔La dirección consiste en analizar y resolver las dificultades que se presenten durante el proceso de obtención de la información.
✔El control consiste en establecer los sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, así como para corregir, mejorar y formular nuevos planes para el próximo proceso.
De lo anterior, podemos concluir que la obtención de información relativa a las operaciones practicadas por la entidad, constituyen un apoyo fundamental a su administración, ya que:
- ✔Permite controlar eficazmente el manejo de sus recursos y de las fuentes de donde han sido obtenidos.
- ✔Puede utilizarse como medio de comprobación en los asuntos jurídicos, ya que la contabilidad posee carácter probatorio de acuerdo con las disposiciones legales.
- ✔Mediante el estudio de los estados financieros puede obtenerse una gran cantidad de datos muy útiles para planear adecuadamente el desarrollo de la empresa.
La disposición de estados financieros, especialmente cuando han sido dictaminados (es decir, que han sido sometidos a examen de contador público certificado o auditor), y respecto de los cuales, este profesional ha emitido su opinión a través de un dictamen profesional) facilitan las relaciones de la entidad con terceras personas, en virtud de que:
1. Los socios actuales y los futuros inversionistas pueden interpretarlos para evaluar la conveniencia o no de participar en las actividades de la entidad.
2. Los bancos, organizaciones crediticias y los proveedores, de quienes generalmente recibe créditos o préstamos, podrán confiar en la entidad conociendo su situación financiera, solvencia, liquidez, etc.
3. La autoridad fiscal podrá confiar en las declaraciones para el pago de impuestos, que se presenten a nombre de la entidad correspondiente.
Revisa el tema 1.5: Finalidad de la contabilidad, en el libro:
►Pombo, J. (2011). Contabilidad General. Madrid: Paraninfo.
Entidades
La actividad económica es realizada por entidades identificables las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad. A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines económicos particulares y que es independiente de otras entidades.Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física o una persona moral o una combinación de varias de ellas.
Concepto de entidad
La entidad económica es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades económicas y recursos), conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada.Así también es necesario identificar los elementos propios de las entidades:
1.- La combinación de recursos humanos, materiales y capital.
2.- La existencia de una autoridad que los controla.
3.- La independencia de cada entidad respecto de otras entidades.
4.- La toma de decisiones susceptibles de medirse en términos de dinero.
Tipos de entidades
Entidades Lucrativas
Cuando su principal propósito es resarcir y retribuir a los inversionistas su correspondiente inversión, a través de reembolsos o rendimientos. La entidad lucrativa es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros.Entidades con propósitos no lucrativos
Cuando su objetivo es la consecución de los fines para los cuales fue creada, principalmente de beneficio social, sin que se busque resarcir económicamente las contribuciones a sus patrocinadores.Respecto a las entidades lucrativas se clasifican de la siguiente manera, tomando en cuenta el Ciclo Económico de los negocios o entidades:
Entidades comerciales o negocios comerciales
Con el dinero que se ha invertido, compran mercancía, la venden y con el dinero de la venta, compran más mercancía y así sucesivamente; se sobreentiende que en este ciclo económico de compra-venta, debe haber una utilidad.Entidades Industriales o Negocios industriales
Con el dinero que se ha invertido, compran materiales que son transformados a través de un proceso productivo con la utilización de empleados y/o obreros y la adición de otros insumos, dan lugar a un artículo determinado, después lo venden, posteriormente con el dinero obtenido lo invierten nuevamente para producir y después vender, y así, sucesivamente.Entidades de servicios o negocios de servicios
Invierten su dinero en la prestación que desean ofrecer. Cobran alguna cantidad de dinero por el servicio prestado y ese dinero lo invierten nuevamente, una y otra vez.Revisa el artículo “La estabilidad de las entidades económicas” que presenta un modelo para el análisis de las entidades económicas, definiéndolas como un conjunto de elementos relacionados entre sí con el objetivo de realizar una actividad económica determinada.
Disponible en la Red de Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal.
Usuarios de la información financiera
La contabilidad le interesa a distintos grupos de personas relacionadas con la entidad de acuerdo a sus necesidades, como son:►Propietarios, accionistas o socios, porque les ratifica la confiabilidad de las cifras sobre las que apoyarán sus decisiones y estimarán la productividad y solidez financiera de su negocio.
►Inversionistas, actuales o futuros, y acreedores porque al servirse de la contabilidad pueden tener mayor confianza en la estabilidad económica y garantizar, así, su inversión y la productividad que les asegure un rendimiento adecuado.
►Gobierno federal porque la contabilidad avala la buena fe del causante en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, y el gobierno puede confiar en que percibió la parte que legalmente le corresponde.
►Empleados y obreros porque la imparcialidad del contador público al emitir su dictamen, les asegura la correcta determinación en la participación de las utilidades a que tienen derecho.
De lo anterior, se infiere que las personas interesadas en la contabilidad pueden estar dentro (internos) o fuera (externos) de la entidad (empresa o negocio) a que se refiera, en atención a las relaciones directas o indirectas que mantengan con ella, formando un núcleo de intereses que puede ser desconocido por el contador, y que se constituye en un considerable generador de responsabilidad profesional para él.
El contador público, contador privado o técnico superior, dependiente o independiente, trabajará en una entidad, en el mundo de los negocios, dentro del cual realizará su actividad profesional y desempeñará un papel vital en la implantación y ejecución de los sistemas de registro, la elaboración de catálogos e instructivos de cuentas, los sistemas de control interno contable, los sistemas administrativos de control interno, los criterios o políticas contables que hay que seguir, la preparación de los estados financieros y en poder proporcionar no sólo una información financiera, sino también cualquier clase de información tanto a los propietarios como a los jefes de cada departamento, al fisco y a las personas que se interesen en la situación financiera de la entidad.
El aprovechamiento óptimo de los recursos con los que la entidad satisface sus necesidades, requiere de un adecuado “control” de los mismos, que asegure su más conveniente utilización y le dé la oportunidad de evitar que se desperdicien.
Toda entidad o empresa por pequeña o grande que sea (tal es el caso de las Pequeñas y Medianas Empresas), debe tener un control no solamente para su personal y funciones, sino también para cada departamento que la integra, valiéndose para ello de una herramienta que nos asegura la calidad de la información financiera. Dicha herramienta es el control interno que se puede definir como la debida protección de los bienes de una entidad y se deriva de su eficiente organización en los aspectos administrativo, contable y legal.
Recuerda que…
El Departamento de contabilidad es el que controla los recursos, las obligaciones y las operaciones que lleva a cabo la entidad o empresa, en él se reúnen los documentos referentes a las operaciones practicadas en cada uno de los departamentos de la empresa.Gracias al control implantado en la entidad, el departamento de contabilidad logra los diversos objetivos propuestos para obtener y proporcionar información no sólo financiera, sino también legal y administrativa que describa los resultados obtenidos; y la situación financiera y sirva para evaluar las consecuencias de las decisiones tomadas con anterioridad, así como para fundamentar nuevas decisiones.
Para ejemplificar el tema de usuarios, revisa la siguiente columna: El mercadólogo dentro de los principales usuarios de la Información Financiera. De la revista digital Merca 2.0.
Cierre del contenido
►Los temas que revisaste te han permitido comprender que la contabilidad:►Permite ejercer control sobre las operaciones de la entidad.
►Apoya a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
►Genera información útil y oportuna para la toma de decisiones de los diferentes usuarios.
►Fundamenta la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ahora reflexiona: ¿En qué otros aspectos la contabilidad es útil a las organizaciones?
Fuentes de consulta
Déniz J.J., Bona, C., Pérez, J. &Suárez, H. (2007) Fundamentos de contabilidad: teoría y práctica. Madrid: Delta publicaciones Universitarias.►Harrison, W. y, Horngren, C. (2003). Contabilidad. México: Pearson.
►Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2005). Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Comisión de Principios de Contabilidad (20a. ed.). México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
►López Castro, P. (2005). Contabilidad Básica. México: Éxodo.
►Lara Flores, E. (2008). Primer Curso de Contabilidad, Incluye el Registro Contable de I.V.A. México: Trillas.
►Pellegrino, F. (2001).Introducción a la contabilidad general. Caracas: UCAB.
►Pombo, J. (2011). Contabilidad General. Madrid: Paraninfo.
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